Du er her: Home Hvad kan vi gøre for dig? Viden Reportager Processer og IT – temadag om udbud og kravspecifikationer for procesorienterede digitaliseringsløsninger

Processer og IT – temadag om udbud og kravspecifikationer for procesorienterede digitaliseringsløsninger

På en kold og sludfyldt februardag trak InfinITs oplægsholdere om procesorienterede digitaliseringsløsninger fulde huse på IT-Universitetet.

Klasselokalet på IT-Universitetet var fyldt til bristepunktet. Ikke af studerende og deres MacBooks, men af medarbejdere og ledere fra både det offentlige og det private erhvervsliv i Danmark. De var alle mødt op en tidlig onsdag morgen for at høre om, hvordan noget så kompliceret som kravspecifikationer til it-produkter kan gøres bedre og mere præcise for både udbydere og leverandører.

Ingen absolutte krav

Dagens første oplægsholder var Søren Lauesen, professor ved IT-Universitetet. Gennem en konkret – og virkelig – case om at udforme et løn- og vagtplanssystem til et sygehus viste Lauesen, hvordan en kravspecifikation hurtigt kan blive så komplekst skruet sammen for både udbyder og leverandører, at begge parter får skudt sig selv i foden. Udbyder fordi de stiller absolutte krav, leverandører fordi de forsøger at udfylde disse absolutte krav, men i sidste ende fejler.

Begge parter ender med at spilde en masse ressourcer i form af tid, og især penge, på noget, der kunne have været undgået ved at omformulere kravspecifikationerne. Ifølge Lauesen er der tre ting, der især er gældende for at lave en god kravspecifikation: 1) Udbyder skal ikke stille absolutte krav; 2) Kravsopfyldelse er ikke et spørgsmål om ja/nej, det er et spørgsmål, der kan måles i grader af værdi i forhold til opfyldelse af krav; og 3) Den endelige løsning skal være en del af kravspecifikationen.

Bo Schor, Engagement Director for Capgemini, Denmark, var enig med Lauesen i, at noget af det vigtigste i forhold til kravspecifikationer er ikke at stille absolutte krav: ”Beskriv behovet; ikke hvad systemet skal gøre. Det skaber en spændetrøje og kræver, at man kan forudse alt – det kan man ikke.”

Schors oplæg drejede sig om Capgeminis strategi; Collaborate Business Experience, der blandt andet indebærer, at der hele vejen gennem processen skal opstilles delmål, som begge parter honorerer og har en løbende dialog om.

Dialog, Dialog, Dialog

Også for Dorthe Andersen, chefkonsulent i KOMBIT, er dialogen mellem udbyder og leverandør essentiel i forhold til at skabe gode it-løsninger. Som offentlig organisation skal KOMBIT følge udbudsregler udarbejdet af staten, hvilket ikke er let, når man skal imødekomme de behov, der er i alle Danmarks 98 kommuner. En god løsning for KOMBIT har været at få kommunerne til at arbejde sammen på tværs og selv være med til at formulere de krav, de vil stille til leverandørerne og således også få en fælles løsning. Dorthe Andersens erfaring viser, at det er vigtigt at beskrive de behov og funktioner, der er i en kravspecifikation, i stedet for at stille faste krav: ”Det er ikke væsentligt ’hvordan’ opgaven løses, bare den bliver løst”.

Målbare usability-krav

Og opgaver var netop det, der skulle løses hos dagens sidste oplægsholder Rolf Molich. Som usability-ekspert og ejer af DialogDesign ligger usability øverst på Molichs liste over, hvad der er vigtigst i forhold til it-produkter. Gennem en case, hvor tilhørerne skulle stille præcise usability-krav til Rejsekortet, blev det illustreret, hvor svært det faktisk er – og hvor mange med kendskab til god usability, der var tilstede i lokalet. Denne øvelse medførte en spændende diskussion om, hvordan man skulle have grebet design af Rejsekortet an fra starten, og viste, at havde det været op til dagens deltagere, så havde den endelige løsning bestemt ikke set ud, som den gør i dag. Alle kunne være enige med Molich i, at noget af det vigtigste i usability er at stille præcise og målbare krav, så man kan se, om det arbejde, man udfører, gør en forskel.

Hvordan kommer jeg ud?

Under den afsluttende paneldebat blev der kastet flere spændende emner op til de fem paneldeltagere. Panelet bestod af de fire oplægsholdere samt Claus Balslev fra It-Sundhedsplatformen og blev styret af professor Jan Stage fra Aalborg Universitet.

En af de væsentligste ting, der blev diskuteret, var, hvor fleksible it-systemer skal være i forhold til udvikling over tid. Paneldeltagerne var alle enige i, at noget af det vigtigste er, at et system kan forandre sig løbende. Claus Balslev sagde blandt andet: ”Høst og gevinst ligger ikke i processen, men i brugen de næste 10 år ud i fremtiden”. Den anden væsentlige ting, som blev understreget, var, at det er vigtigt at inkorporere en lukningsstrategi i forhold til både system og leverandører – hvordan får du et nyt system, når det gamle ikke dur, og hvem har rettighederne til det, som der eventuelt skal bygges videre på? Som Søren Lauesen formulerede det: ”Du skal have en exit-strategi.”

Og med disse ord sluttede InfinITs temadag om processer og it, men diskussionerne fortsatte langt ud på ITU’s gange, da de forhåbentlig nu lidt klogere deltagere gik til frokost.

Kontakt

Processer og IT, Afdeling Hovedstadsområdet:



Faglig koordinator

Thomas Hildebrandt
IT-Universitetet
Tlf.: +45 72 18 52 79
E-mali

Facilitator
Ida Rasmussen
Alexandra Instituttet
Tlf.: +45 30 59 50 61
E-mail

 

Det sagde de:

Claus Balslev,
IT-Sundhedsplatformen:

”Den vigtigste pointe fra i dag er, at kunder ikke er unikke, og at de i langt højere grad, end de selv tror, kan bruge standardløsninger.”

Dorte Andersen; KombIT:

”Dialog er key. TAL med leverandøren så den dybe tallerken ikke skal genopfindes gang på gang.”

Rolf Molich, DialogDesign:

”Vi mangler en mulighed for at afgøre, om folk har reelle kompetencer inden for usability. Usability-ekspert er ikke en beskyttet titel.”

Bo Schor, Gapgemini Denmark:

”Beskriv det behov, der er – IKKE hvad systemet skal kunne og gøre. Ellers kommer løsningen til at være det samme som det gamle system.”

 

Se slides fra arrangementet her:

Søren Lauesen, ITU

Søren Lauesen, ITU

Bo Schor, Capgemini Danmark

Dorthe Andersen, KOMBIT

Rolf Molich, DialogDesign

   
InfinIT er finansieret af en bevilling fra Styrelsen for Forskning og Innovation og drives af et konsortium bestående af:
Alexandra Instituttet . BrainsBusiness . CICT . CISS . Datalogisk Institut, Københavns Universitet . DELTA . DTU Compute, Danmarks Tekniske Universitet . Institut for Datalogi, Aarhus Universitet . IT-Universitetet . Knowledge Lab, Syddansk Universitet . Væksthus Hovedstadsregionen . Aalborg Universitet