Sådan træffer du de rigtige valg i dit it-projekt og skaber den gode løsning for kunden


Først skal du erkende, at it-projekter er underlagt dynamik. Det kan komme fra kunde- eller brugersiden i form af ændrede vilkår eller behov, nye erkendte muligheder, alliancer, markeder osv. Men dynamik kan også komme fra udviklersiden - i form af nye platforme, komponenter, software, kompetencer etc.

I dit udviklingsarbejde må du derfor være forberedt på dynamik. Du lærer, mens du handler, og du arbejder erfaringsbaseret. Denne metode gør, at du bliver ansporet til at udføre review af rationale, strategi og taktik i det kørende projekt og se potentialerne, når der skal træffes valg. Rationale udtrykker, hvorfor du tror, din løsning vil løse problemet. Strategi handler om at opnå et samlet mål gennem planlægning. Taktik retter sig mod de aktiviteter, du udfører for at opnå din løsning.

Brug visionscenarier i dit it-projekt

Ivan Aaen fra Institut for Datalogi på Aalborg Universitet foreslår derfor at benytte visionsscenarier.

”De omfatter alternative svar opstillet på en række mulige akser, som repræsenterer modsætninger (kontraster) til hinanden. Et andet forslag til metode er brug af begrebet Prospect - vi tror, det er den vej, vi skal. Vi kan gå i den retning via sprint eller iteration,” siger han og fortsætter:

”Et tredje begreb er konfiguration, som vil sige et øjebliksbillede af løsningens status og betingelser: software-udgave, sprog, platform, teststatus osv.”

Ivan Aaen giver 3 anbefalinger i projektarbejdet:

  1. Vær forberedt på dynamik, og tænk derfor rationalet, strategien og taktikken igennem.

  2. Udfør review af rationalet, strategien og taktikken i det kørende projekt. Ved Scrum bruger vi sprint. Når vi laver review, skal vi vurdere, om vi bør skifte kurs. Gennem review oplyses vi om projektets status. Dernæst tager vi nye skridt og når ny status. Hvis vi ikke foretager review, vurderer vi ikke, om vi stadig når målgruppen.

  3. Endelig anbefales det at se på potentialer, når der træffes valg.

Sådan arbejder de med projektstyring i GateHouse Telecom

I virksomheden GateHouse Telecom, der arbejder med embedded software og testsystemer, og hvor kerneforretningen er protokolstakken, benytter de både den traditionelle vandfaldsmodel og en agil tilgang under deres produktudvikling til kundegrupper.

Den agile tilgang sker med udgangspunkt i Scrum-modellen med iterationer for løbende at levere løsninger af inkrementel værdi for kunden. Agil udvikling benyttes, fordi tilgangen er værdibaseret med fokus på brugeren. De bruger user stories med fokus på værdi for bruger, og der lægges vægt på at opnå fleksibilitet i forhold til ændringer.

Scrum master og product owner

GateHouse Telecom organiserer udviklingsarbejdet i development teams, som benytter rollerne Scrum master og product owner. Development teams er selvstyrende under et sprint. Scrum master faciliterer teamet, og product owner prioriterer opgaverne. Der uddeles typisk flere kasketter til samme person, fordi virksomheden er lille. F.eks. kan en person have rollen Scrum master på flere projekter.

Planlægning og opfølgning støtter sig til en business case, en release plan og en sprint backlog. Søren Rønnest, Senior Project Manager, GateHouse A/S forklarer at:

”Der gennemføres et kvartalsmæssigt business review med henblik på at realisere den aktuelle business case. Dette sker på det enkelte udviklingsprojekt, fordi der er stor økonomi forbundet med det, og firmaet er afhængigt af, at det lykkes. Der udføres en kvartalsvis releaseplan, udvælgelse af product backlog items til næste release og evt. korrigerende handlinger for omprioritering og nye tiltag.”

Nye målgrupper og gamle kunder

Udvikling af prototype eller gennemførelse af pilotprojekter sker, når GateHouse Telecom får nye produkter eller målgrupper. På denne måde afdækker de tekniske risici og kompleksitet, erfaring opbygges, og der sker feedback på produktet i forhold til værdi for kunden. I forbindelse med risikovurdering anvendes SWOT, og risici registreres og følges op.

”Telecom har kunder, som firmaet har samarbejdet med over lang tid. Med dem er det aftalt at anvende agil udvikling. Med kunder, hvor der skal indgås kontrakter, kan det være svært at få accept af at anvende Scrum som metode. Det kan betyde, at der i stedet skal bruges vandfaldsmodellen,” siger Søren Rønnest, Senior Project Manager, GateHouse A/S

Telecom grunder sit arbejde på et fundament, hvor rigtig meget fungerer både angående produkter og processer. Det bygges der videre på, når noget skal laves om.

Projektstyring i den store og lille virksomhed

Michael Haugaard Pedersen, Projektchef, Reseiwe A/S har både været ansat i en stor og lille virksomhed, og har derfor erfaring fra begge miljøer.

Den store virksomhed

”I den store virksomhed blev min opgave at sørge for, at mine folk havde det godt. Jeg blev projektleder på et stort projekt på 3.000 mandtimer, hvor 50 mand deltog. En mentor blev tilknyttet, og det var positivt,” siger Michael Haugaard Pedersen og fortsætter:

”Det store projekt gik på tværs af tre forretningsområder/afdelinger. Hver af disse tre afdelinger skulle udføre en delopgave i det samlede store projekt. Spørgsmålet var, hvordan vi skulle eksekvere det store fællesprojekt. Vi afholdt stribevis af reviews på det fælles projekt. Men afdelingerne skulle både løse egne opgaver og arbejde på det fælles projekt. Som projektleder var det som at være i et spændingsfelt mellem en rationel og en politisk proces. Det har noget at gøre med virksomhedskulturen. Arbejder en afdeling eller en person for sig selv, for produktet eller for det fælles?”

Den lille virksomhed

Erfaringerne fra Michael Haugaard Pedersens ansættelse som projektchef i en lille virksomhed handler om hands on opgaver med udvikling, test og dokumentation.

”Virksomheden var i færd med at udvikle teknologien og bevise, at den virkede. Vores produkter og ydelser baseres på trådløse teknologier med formålet at udnytte WiFi–signalet bedre,” siger han.

Michael Haugaard Pedersen ville som nyansat projektchef i den lille virksomhed skabe overblik over en broget verden. Det gjorde han via Excel regneark. Han satte sig for at forstå teamet - hvem er de, hvad kan de, hvor langt er de med opgaverne.

”Jeg overvejede først at anvende et værktøj til risikostyring men blev klar over, det var alt for bureaukratisk og et levn fra tiden i den store virksomhed. Jeg sad jo midt i teamet, som delte og drøftede informationer. Derfor kunne jeg anvende langt mindre tid til at registrere risici og følge op på dem,” siger han.

Michael Haugaard Pedersen anvender et enkelt værktøj til styring af opgaver, personer og mandtimer. Workpackages samt project management tasks beskrives og følges op. På den måde kan han og alle i teamet se, hvad teamet arbejder på og hvornår, aftalte aktiviteter skal ske.

”Jeg anbefaler som teamleder både i en store og lille virksomhed at opbygge tillid, være på bølgelængde med teamet og være til stede for dem. Så vil gruppen også være til stede for dig som teamleder,” afslutter han.

Ovenstående artikel er skrevet på baggrund af et afholdt arrangement i InfinIT – Innovationsnetværket for it. Hvis du gerne vil med til et lignende arrangement i, så meld dig ind i én af vores syv grupper. Dette arrangement foregik i gruppen Processor og It. Du finder alle InfinITs grupper lige her. Og du finder information om det afholdte arrangement her.

 

Kontakt



Faglig koordinator

Thomas Hildebrandt
IT-Universitetet
Tlf.: +45 72 18 52 79
E-mail

 



Faglig koordinator
Ivan Aaen
Aalborg Universitet
Tlf.: +45 99 40 89 11
E-mail

 

Facilitator
Jørgen Biegel
Aalborg Universitet
Tlf.: +45 96 35 45 65
E-mail

 

Deltagerne til arrangementet udtaler:

 

Morten Keilow, FlexDanmark:
Jeg var af sted med en kollega og havde egentlig ikke så mange forventninger. Men vi står i et ret stort projekt med ny projektorganisation og dynamisk/kompleks (og politisk) omverden. Jeg så på seminarets overskrift og beskrivelse, at det handlede ret meget om disse forhold.

Jeg havde troet, seminaret var mere forelæsning, men det var (lige så) meget erfaringsudveksling og sparring. Det kunne jeg godt lide. Folk var meget frimodige.

Per Møller Nielsen, EMD International A/S:
Ved at høre om andre virksomheders softwareudviklingsprocesser fik vi sat vores egen udviklingsproces i perspektiv, hvilket har gjort os bevidste om hvilke tiltag, vi skal fokusere mere på.

 

Netværkets aktiviteter er medfinansieret af Uddannelses- og Forskningsministeriet og drives af et konsortium bestående af:
Alexandra Instituttet . BrainsBusiness . CISS . Datalogisk Institut, Københavns Universitet . DELTA . DTU Compute, Danmarks Tekniske Universitet . Institut for Datalogi, Aarhus Universitet . IT-Universitetet . Knowledge Lab, Syddansk Universitet . Væksthus Hovedstadsregionen . Aalborg Universitet