BPM til debat – skal man visualisere for at optimere?

Business Process Management, eller forretningsprocesstyring, har ikke kun én metode, og spørger man ti forskellige BPM-konsulenter, vil man sikkert få ti forskellige svar på, hvad der er den bedste vej til en succesfuld implementering af BPM. D. 24. september samlede eksperter fra IT-Universitetet, IBM og Visuel IT eksempler på udfordringer og løsninger nu og i fremtiden som oplæg til debat.

CFIR og InfinIT gentog succesen fra sidste år og inviterede igen til vidensdeling og debat om brugen af proces-orienterede it-systemer baseret på Business Process Management. Med erfaringer fra både leverandører, brugere og teoretikere blev aktuelle problemstillinger på området belyst fra flere vinkler og sat til debat blandt dagens deltagere, der mødte talstærkt op med spørgsmål ved hånden.

Leveringsoptimering - fra flere måneder til få dage
I Lån & Spar Bank har man »sat strøm til processerne«, der før var plaget af rigide og manuelle arbejdsgange. Hertil har man gjort brug af en succesfuld BPM-strategi, der ikke kun kan ses på bundlinjen, men også har sørget for, at bankens kunder skal vente langt kortere tid på deres produkter.

 - Tidligere var det sådan, at vi havde et mål om levering på fire dage, men der kunne i de værste tilfælde gå op til seks måneder før kunden havde sit produkt. Nu kører vi stort set fra dag til dag, siger IT direktør, Casper Gjerris, fra Lån & Spar Bank, der præsenterer det første oplæg.

I Lån og Spar Bank er en af de store fordele ved den valgte BPM-strategi, at man hele tiden kan ændre på virksomhedens processflows. Fra dag til dag kan der laves om i processerne, så de tilpasses den virkelighed, der konstant forandres, fortæller Casper Gjerris.

Visualisering der sparer tid
På leverandørsiden har man hos IBM set fordelene ved mere agile udviklingsmetoder. Det fortæller Bo Ebro Christensen, der er Executive IT Arkitekt i IBMs salgsafdeling for finansielle kunder og offentlige myndigheder.

 - Fordelen er, at du hele vejen igennem visualiserer processens trin med rigtige skærmbilleder, fremfor at have en tekstbeskrivelse af nogle krav, som man tolker igennem syv led, inden man kommer frem til en løsning, hvor brugeren siger ’jamen, det var ikke det jeg mente’.  Vi er i stand til at finde uoverensstemmelser på den halve tid af, hvad vi ellers ville gøre, og det sparer rigtig mange penge i procesudviklingen, siger Bo Ebro Christensen.

Kortere afstand mellem købmand og ingeniør

Det visuelle aspekt i implementeringen af en BPM-strategi arbejder man også indgående med i virksomheden Visuel it. Stifterne Kim Vasant Nielsen og Ole Buch forklarer, hvordan brugen af klikbare prototyper og andre visuelle virkemidler kan optimere it-udviklingsprocessen.

 - Vi tror på, at man skal gøre afstanden kortere mellem dem, der bestiller, og dem der udfører. Mellem købmanden og ingeniøren. De ting, der skal udvikles, skal derfor gøres meget konkrete, fortæller Kim Vasant Nielsen.

Som en gps med mange mulige ruter
Et sted, hvor BPM som redskab til effektivisering kan ende med at blive en tidsrøver, er, hvis der ikke er plads til ændringer i procesflowet. Det fortæller lektor og leder af forskningsgruppen for proces- og systemmodeller på IT-Universitetet, Thomas Hildebrandt.

 - BPM kan sammenlignes med en gps. Den kan vise os vejen igennem. Problemet er, at der jo er nye veje og ny lovgivning hele tiden - så den skal kunne laves om. Vi forventer, at vi kan vælge et vilkårligt mål, men også at vi kan afvige fra ruten og foreslå en ny rute. Derfor skal vi have en viden om de veje, der ligger udenfor ruten, siger Thomas Hildebrandt.

Betyder det, at alle de mulige veje i processen skal beskrives? Dog ikke. Pointen er, at man istedet for ruter skal beskrive afhængigheder og mellem trin - så kan IT-systemet skelne mellem hvad der er muligt, anbefalet eller ligefrem krævet og foreslå en arbejdsgang ud fra dette - som sagsbehandlere kan vælge at følge eller afvige fra, forklarer Thomas Hildebrandt. I praksis viser det sig nemlig, at det er sjældent, at det er tilfældet, siger han.

Efter Thomas Hildebrandts afsluttende oplæg fandt flere hænder vej til loftet ved den efterfølgende paneldebat og diskussion. Mange af deltagerne havde spørgsmål til den praktiske udførelse af den nye måde at tænke BPM på, og konkrete erfaringer blev delt blandt de fremmødte og oplægsholderne. Det blev til interessante diskussioner, som folk tog videre, da arrangementet rykkede ud i foyeren til tapas og networking. 

Var du til stede under arrangementet? Eller har du fundet inspiration i denne artikel? Så er du måske interesseret i nogle af InfinITs kommende arrangementer i interessegruppen ”Processer og it”.

Kontakt

Processer og IT, Afdeling Hovedstadsområdet:



Faglig koordinator

Thomas Hildebrandt
IT-Universitetet
Tlf.: +45 72 18 52 79
E-mali

Facilitator
Ida Rasmussen
Alexandra Instituttet
Tlf.: +45 30 59 50 61
E-mail

 

Se slides fra arrangementet her:

Casper Gjerris, Lån & Spar Bank

Bo Ebro Christensen, IBM

 

Kim Vasant og Ole Buch, Visuel it

Thomas Hildebrandt, ITU

Læs mere om Thomas Hildebrandt's oplæg om Agil Business Process Management her​

InfinIT er finansieret af en bevilling fra Styrelsen for Forskning og Uddannelse og drives af et konsortium bestående af:
Alexandra Instituttet . BrainsBusiness . CISS . Datalogisk Institut, Københavns Universitet . DELTA . DTU Compute, Danmarks Tekniske Universitet . Institut for Datalogi, Aarhus Universitet . IT-Universitetet . Knowledge Lab, Syddansk Universitet . Væksthus Hovedstadsregionen . Aalborg Universitet