Fremtiden ligger i procesdeling

Hvorfor genopfinde hjulet hver dag, når vi kan bruge hinandens proceserfaringer? Det diskuterede godt 30 deltagere på en temadag i interessegruppen for Processer og IT d. 29. september 2010

Forestil dig en verden, hvor din virksomhed lægger sine processer ud på internettet, så andre kan genbruge dem og spare tid og penge. Og en verden, hvor du selv, med få klik og et par søgeord, kan finde lige den proces, der matcher din egen virksomheds behov.

Ønsketænkning eller skrækscenarie? Det var temaet, da virksomheder, forskere og repræsentanter for organisationer og offentlige myndigheder mødtes til temadag på IT Universitetet i København for at diskutere identifikation og genbrug af processer.

Her gav to veloplagte oplægsholdere deres bud på, hvordan IT-teknologi kan bruges i et samfund, der er optaget af at strømline forretningsgange og workflows. Et samfund med store udfordringer - for arbejdsstyrken svinder ind, som Bo Ebro Christensen, ledende IT arkitekt i IBM, sagde. Det rejser to mulige fremtidsscenarier: Vi kan skrue ned for serviceniveauet. Eller vi kan gøre tingene på en smartere måde. Hvorfor ikke vælge det sidste?

Vision med udfordringer

Tiden står i de smidige arbejdsprocessers tegn. Alle vil gerne bruge IT til at dele viden og forenkle tunge arbejdsgange. Men hvor langt vil vi gå? Vil vi dele viden og processer med vores konkurrenter?

Svaret er et klart ja, hvis man spørger Bo Ebro Christensen. Han mener, at fremtiden er åbne processer. Det sparer tid og penge. Op mod 30 %, lyder et slag på tasken. Open Source blev en succes, det kan et "Open Process"- samfund også blive, mener han.

I auditoriet på IT Universitet blev der nikket eftertænksomt. Men ét er visioner. Noget andet er praksis, viste den efterfølgende paneldebat.

Som flere deltagere sagde: Hvorfor smide et dyrt produkt ud til fri afbenyttelse hos konkurrenter?"Jeg plejer at sige til vores studerende: Vores produkter er ikke unikke. For alle banker udbyder stort set det samme produkt. Men vores processer er unikke," sagde en deltager fra en stor dansk bank.

Fælles sprog kræves

Et andet problem er sammenlignelighed. Skal man finde og dele processer med andre, kræver det fælles forståelsesrammer. En "kunde" kan fx betyde vidt forskellige ting, alt efter om man arbejder med marketing eller service. Så der er brug for taxonomi, en fælles semantik og søgbare meta-data, hvis vi skal dele processer, sagde Bo Ebro Christensen. Der er også brug for mere avancerede søgeplatforme. "Måske mangler vi et "Google" for processer," sagde han.

Gode redskaber findes


Allerede nu kan man læne sig op ad andres viden

Hvordan man kan dele procesviden, fik deltagerne smagsprøver på, da Bo Ebro Christensen og Thomas Stösser, Process Improvement Senior Product Manager i Software AG - dagens anden oplægsholder - viste konkrete eksempler.

Bo Ebro Christensen lagde ud. Han gennemgik forskellige procesmodeller. Nogle kan bruges som tjeklister, når man skal klassificere. Andre giver input til at identificere mønstre i en arbejdsgang. Atter andre er "open process environments", hvor du kan lægge en proces ind og se andres.

Et eksempel er IBMs BPM BlueWorks. Det er gratis, enkelt og rummer lige nu 1200 delte processer. Alle er redskaber, som ikke er perfekte.

"Men hvorfor begynde forfra, når man kan stå på andres skuldre?" spurgte han.

Husk Mrs. Miller

Vidensdeling er godt, men det skal give mening for alle, var Thomas Stössers pointe, da han loggede på Software AGs system ARISalign: Et socialt medie, hvor medarbejdere både kan dele processer og komme hinanden ved, og som også er ganske gratis at bruge.

Ideen er, at også Mrs. Miller, der sidder i receptionen, skal deltage i en virksomheds procesdeling. Hun forstår ikke teknisk sprog eller flowdiagrammer. Derfor er ARISalign et socialt univers, hvor processer beskrives på et whiteboard med de velkendte gule Post-It sedler. Her kan Mrs. Miller plotte ind, hvad hun laver, hvorefter arbejdsgangen konverteres til et workflowdiagram.

"Det erstatter ikke professionelle modelleringsværktøjer. Men det bringer folk sammen og sørger for, at ikke-tekniske personer inddrages," sagde Thomas Stösser.

Ny viden på vej 

Vejen frem mod bedre identifikation af processer og procesdeling er at få mere viden og erfaring. Det arbejder forskere lige nu på.

IT Universitetet har netop startet en ny international bacheloruddannelse i Global Business Informatics, der har processer som omdrejningspunkt. Og Thomas Hildebrandt, leder af interessegruppen for Processer og IT og lektor på IT-Universitetet i forskningsgruppen for Programmering, Logik og Semantik er sammen med sin forskningsassistent Magnus Nilsson, Kommunernes Landsforening og tre leverandører af it-procesløsninger i gang med et miniprojekt i regi af InfinIT. Projektet har til mål at undersøge, hvordan arbejdsgangene i kommunerne i praksis svarer til de mange hundrede procesbeskrivelser, Kommunernes Landsforening har samlet i en arbejdsgangbank – og hvordan der bedst kan sættes strøm til processerne.

Resultaterne fra miniprojektet kan man høre om, næste gang interessegruppen for Processer og IT inviterer til temadag. Det vil foregå i januar/ starten af februar 2011.

Kontakt

Processer og IT, Afdeling Hovedstadsområdet:



Faglig koordinator

Thomas Hildebrandt
IT-Universitetet
Tlf.: +45 72 18 52 79
E-mali

Facilitator
Ida Rasmussen
Alexandra Instituttet
Tlf.: +45 30 59 50 61
E-mail

 

Det sagde de om arrangementet:

Gitte Svendsen, Chefkonsulent, Center for IT-arkitektur og Arbejds-gange, Kommunernes Landsforening (KL):

"Procesdeling er en kultur-udfordring. Der er langt fra et diagram til real life. Vi er ved at kortlægge arbejds-gangene i kommunerne, og der er mange udfordringer. Hvilken bruger skal bidrage med hvad? Hvordan sikrer vi kvaliteten af informa-tionerne? Hvordan modner man en proces? Så det er spændende at høre, hvad andre har tænkt, for vi står alle over for de samme spørgsmål?" 

Flemming B. Nielsen, afdelingsleder, Bankernes EDB Central (BEC):

"I BEC er vi - i samarbejde med to af ejerbankerne - ved at teste værdien af, at BEC udarbejder og leverer en procesbeskrivelse i bruger-grænsefladen ved lancering af ny funktionalitet, til alle ejerbankerne og eventuelle servicekunder. Derfor var det spændende og aktuelt for os at deltage. Skal BEC skubbe på for mere procesdeling - eller vil bankerne foretrække fortsat at udvikle hver deres egne arbejdsgange? Tidens vilkår medfører et naturligt øget fokus på enkelthed og strømlining, men bankerne skal opleve, at de får en merværdi af proces-beskrivelser udarbejdet i fællesskab."

 

Se slides fra arrangementet her:

Bo Ebro Christensen, IBM - Overview

Bo Ebro Christensen, IBM - BMPBlueWorks

Thomas Stoesser, ARISalign

InfinIT er finansieret af en bevilling fra Styrelsen for Forskning og Uddannelse og drives af et konsortium bestående af:
Alexandra Instituttet . BrainsBusiness . CISS . Datalogisk Institut, Københavns Universitet . DELTA . DTU Compute, Danmarks Tekniske Universitet . Institut for Datalogi, Aarhus Universitet . IT-Universitetet . Knowledge Lab, Syddansk Universitet . Væksthus Hovedstadsregionen . Aalborg Universitet