Sæt strøm til dit samarbejde

Digitale processer mellem organisationer giver både store gevinster og svære udfordringer, lød det på InfinITs temadag.

Har hospitalsindlæggelser og ejendomshandler noget til fælles? De fleste ville sikkert sige nej. Men hvis man er en virksomhed, forsker eller organisation, som interesserer sig for IT og digitale processer, ser sagen anderledes ud. Så vil svaret være et klart ja.

For selvom sundhedssektoren og den finansielle sektor er forskellige, deler de centrale udfordringer, når det gælder samarbejde og arbejdsgange. De er nemlig begge områder, hvor mange aktører skal spille sammen i hver enkelt "sag" - uanset om det er en patient eller et hussalg, der står i centrum.

Derfor kan der hurtigt kan gå koks i sagsbehandlingen, hvis der opstår fejl eller sagsgangen ikke bliver håndteret korrekt. Men det kan de nyeste løsninger og erfaringer inden for serviceorienteret it-arkitektur være med til at lave om på.

Det var kort sagt budskabet, da InfinITs Interessegruppe for Processer og IT holdt temadag om tværorganisatoriske processer og it-systemer på IT-Universitetet i København 22. juni 2011.

Her gav fire veloplagte oplægsholdere deres input til, hvorfor digitale processamarbejder giver god mening, når flere skal samarbejde på tværs af organisationer – og hvordan sådan et samarbejde helt konkret kan udfolde sig.

Kompleks bolighandel

En af de cases, mange deltagere på forhånd havde hørt om, handlede om digital tinglysning. En sag, der i medierne er blevet udråbt som årets IT-skandale. Men kritikken er skudt forbi, sagde Jens Baunbæk, underdirektør i e-nettet, der står bag den digitale tinglysning. 

"80 procent af tinglysningerne fungerer godt og bliver kørt igennem i real-tid på trods af, hvad medierne siger," sagde han på temadagen.

E-nettet blev etableret på vegne af den finansielle sektor til at udvikle en systemløsning (eFPI) til digital tinglysning. Opgaven var at digitalisere tinglysninger for at spare tid – for hvorfor skulle bolighandel tage så lang tid, og hvorfor skulle man bruge en måneds papirarbejde på at tinglyse?

Men det viste sig hurtigt, at selve tinglysningen kun var "det sidste tandhjul" i en lang, kompleks samarbejdsproces mellem aktørerne i en bolighandel, fortalte Jens Baunbæk. Det var med andre ord ikke tinglysningen i sig selv, der kostede tid. Det var hele samarbejdsprocessen.

"Bolighandel en af de mest komplekse samarbejdsformer, der findes," sagde han.

At skifte bolig involverer nemlig masser af papirer, underskrifter, fuldmagter, dataudveksling, kommunikation og logistik – ikke bare for dem, der flytter ind og ud, men også for alskens myndigheder, penge- og kreditinstitutter, energiselskaber og virksomheder som ejendomsmæglere og advokater. Og skal man effektivisere og digitalisere samarbejdet, så en bolighandel flyder mere smidigt, kræver det, at man får visse grundlæggende ting i orden.

"Det, der mangler, er for eksempel et lovligt system for fuldmagter og digitale aftaler," sagde Jens Baunbæk. "Men det kræver troværdighed. Hvordan kan man som underskriver sikre sig, at der ikke bliver skrevet en bizar detalje ind, som der ikke bagefter kan laves om på?"

Fælles sprog er en udfordring

Også i sundhedssektoren er der gang i de digitale processer. De gamle papir-journaler på patienter er erstattet af elektroniske journaler, men hvordan sikrer man sig, at systemet fungerer og alt sundhedspersonale taler samme sprog? Det var temaet for en anden af temadagens oplægsholdere, Jacob Boye Hansen, direktør i Carecom.dk

Han var for ti år siden en af initiativtagerne til at lave elektroniske patientjournaler og har arbejdet med at udvikle en fælles, global platform for sundhedsydelser og behandling. Tanken er, at hvis man skaber den rigtige platform til vidensdeling om sygdomme og behandling, kan man trække på hinandens viden og erfaringer til gavn for patienten. Men det har vist sig svært at gøre i praksis - blandt andet fordi der er sproglige og forståelsesmæssige forskelle for eksempel i diagnosticering og klassifikation.

Ikke desto mindre er den fælles platform nødvendig. Især nu hvor et EU-direktiv har givet alle EU-borgere ret til at få behandling i et andet land end deres hjemland. Det kræver, at samarbejdsprocesserne mellem for eksempel et hospital i Danmark og i EU fungerer.

"Vi kan blive behandlet, hvor vi vil i EU. Derfor skal en læge på ét hospital i EU selvfølgelig også vide ret nøjagtigt, hvordan patienten er blevet behandlet et andet sted i EU. Vi er nødt til at vide, hvad vi snakker om, og om vi snakker om det samme," sagde Jacob Boye Hansen.

Det samarbejde kan med fordel digitaliseres - og arbejdet er allerede i gang i EU gennem e-projektet epSOS, der gør det muligt for EU-landene at dele oplysninger om patienter.

"Udfordringen ligger blandt andet i "mapping" - for eksempel bruger Italien og Danmark to forskellige klassifikationskoder for sygdomme. men også i at få opdateret og synkroniseret systemet," fortalte Jacob Boye Hansen.

Han håber, at danskerne vil bruge erfaringerne fra epSOS i det danske sundhedssystem. For selvom der er en digitaliseringsproces igang, går det alt for langsomt, mener han.

"Hvis vi skal have en effektiv sundhedsindsats kræver det, at der er nogen, der slår i bordet. Vi har brug for en diktator. Det er sexet at tale om nye cancerbehandlingsmetoder – men ikke hvordan samarbejdsprocesserne fungerer. Det er vi nødt til at lave om på."

Teori eller ej

Hvordan sikrer man, at brugerne af digitale løsninger oplever dem som troværdige og brugbare? Det var et af debatemnerne, da de fire oplægsholdere på temadagen stillede op til spørgsmål og diskussion.

Andre af deltagerne ville gerne vide, hvilke teorier, de forskellige oplægsholdere baserede deres IT-løsninger på.

"Gør I jer nogle tanker om, hvad tværorganisatoriske processer egentlig er, og hvad et samarbejde kan og skal være?" lød et spørgsmål fra salen fra en spørger, der mente, at der nemt går politik og magtkamp i digitale processer - ikke mindst i sundhedssektoren.

"Vi har ikke noget teoretisk fundament. Vi arbejder meget pragmatisk - det handler om at forstå sine samarbejdspartnere og deres processer," sagde Jens Baunbæk fra e-nettet.

Det kunne de andre oplægsholdere nikke genkendende til. Men i IT-forskningen arbejdes der derimod med samarbejdsteorier, sagde Thomas Hildebrandt, lektor på IT-Universitetet.

"Der ligger klart noget ubrugt viden, man med fordel kan se nærmere på, for eksempel i forskningen i computerstøttet samarbejde og proces-orienteret softwareudvikling," sagde han.

Proces-orienteret softwareudvikling

Proces-orienteret software sætter populært sagt strøm til arbejdsgangene ved at knytte de enkelte opgaver i en sagsbehandling sammen, som f.eks. tinglysning og rykning af lån i en ejendomshandel eller diagnose og udskrivning af medicin i en patientbehandling. For at kunne gøre dette skal it-systemet kende arbejdsgangen.

Forskning i proces-orienteret softwareudvikling fokuserer på udvikling af teknologier og metoder til at beskrive arbejdsgange, så it-systemerne bliver så fleksible som muligt og kan tilpasses, når arbejdsgangene ændres. Det er en endnu større udfordring, når arbejdsgangen går på tværs af forskellige organisationer, da ændringer ikke kan foretages et centralt sted og informationer ikke må udveksles, uden de rette fuldmagter er givet.

Lektor Thomas Hildebrandt ved gruppen for programmering, logik og semantik på IT Universitetet i København har sammen med sine ph.d.-studerende og forskningsassistenter undersøgt arbejdsgange indenfor sundheds- og beskæftigelsesområdet og udviklet en ny metode til at beskrive arbejdsgange, der kan gøre tværorganisatoriske it-systemer mere fleksible og pålidelige.

Link:

Forskningsprojektet Trustworthy Pervasive Healthcare Services (www.trustcare.eu)

Thomas Hildebrandt (www.itu.dk/people/hilde)

Kontakt

Processer og IT, Afdeling Hovedstadsområdet:



Faglig koordinator

Thomas Hildebrandt
IT-Universitetet
Tlf.: +45 72 18 52 79
E-mali

Facilitator
Ida Rasmussen
Alexandra Instituttet
Tlf.: +45 30 59 50 61
E-mail

 

Det sagde de om arrangementet:

Nana Below, forretningsudvikler, Skatteministeriet:

- Jeg arbejder i Skat, hvor vi har meget fokus på processer. Vi har etableret "procesejere" på forskellige områder. Så det er spændende at høre om processer her på temadagen - også fra andre aktører end dem på statens område. Jeg tænker: "Gad vide om dén og dén har tænkt på dét og dét? Måske skulle de tage kontakt og høre noget mere? Jeg er også på udkig efter studerende eller IT-leverandører, der kunne passe ind i det, vi laver."

Mikkel Lund, konsulent, Exformatics:

- At tage på temadag her handler meget om at møde ligesindede og høre om deres arbejde og erfaringer – folk, som vi måske ellers ikke er i så meget berøring med. At få udvidet sin horisont og have en finger på pulsen. Konkret får jeg også inspiration til et projekt, vi er ved at starte op. Det er dejligt at se, at vi er på det rigtige spor.

 

Se slides fra arrangementet her:

Mia Cordes Hansen, iHedge A/S

Jacob Boye Hansen, CareCom A/S

Jens Baunbæk, e-nettet

Thomas Hildebrandt, ITU
InfinIT er finansieret af en bevilling fra Styrelsen for Forskning og Uddannelse og drives af et konsortium bestående af:
Alexandra Instituttet . BrainsBusiness . CISS . Datalogisk Institut, Københavns Universitet . DELTA . DTU Compute, Danmarks Tekniske Universitet . Institut for Datalogi, Aarhus Universitet . IT-Universitetet . Knowledge Lab, Syddansk Universitet . Væksthus Hovedstadsregionen . Aalborg Universitet